Binnenkort zullen weer veel advocaten actief in vastgoed afreizen naar Cannes om tijdens het congres MIPIM relaties te ontmoeten en te netwerken. MIPIM vindt dit jaar van 13 tot 16 maart plaats en is één van de grootste vastgoedbeurzen ter wereld met bezoekers uit 100 landen en meer dan 360 sprekers. Vanwege de druk van de dagelijkse praktijk -met nog eens de extra druk die vaak nodig is om een periode van afwezigheid van kantoor voor te bereiden- zal de planning van een congres als MIPIM vaak even tussen de bedrijven door moeten gebeuren. Toch haal je meer resultaat met een klein beetje meer planmatige voorbereiding. Door een uurtje te sparren met kantoorgenoten, met elkaar een duidelijk doel te stellen en taken te verdelen, zal veel meer worden bereikt.
Doel
Bepaal met elkaar wat het het uiteindelijke doel zal zijn van de aanwezigheid tijdens het congres. Verwacht geen directe omzet; voorop staat het ontmoeten van cliënten, prospects en mogelijk nieuwe relaties die geïnteresseerd zouden kunnen zijn in de diensten van kantoor. Daarnaast is het een goede gelegenheid kennis uit te wisselen en nog beter te weten wat er speelt bij cliënten. Welke thema’s en welke sprekers zijn het meest interessant voor kantoor en passen het beste bij de kantoorstrategie? Op die onderwerpen zullen ook bezoekers op af komen, die hierbij het beste passen.
Lijst
Maak een lijst met namen van personen. Wie zijn de belangrijkste personen om te ontmoeten? Dit kunnen zowel bestaande cliënten zijn, als personen waarmee al een relatie is gelegd maar die nog geen cliënt zijn van kantoor. Ook is het zinvol om een aantal interessante personen te identificeren, waarmee een begin van een relatie kan worden gemaakt. Vaak is het wel mogelijk te achterhalen wie het congres zullen bezoeken. Voor MIPIM is er een lijst van bezoekers online te raadplegen, voor wie zelf ook als bezoeker is geregistreerd. Zorg bij het samenstellen van de lijst van interessante personen voor zoveel mogelijk achtergrondinformatie: zowel contactgegevens als het laatste nieuws over de persoon en het bedrijf (via Google, social media, eigen CRM systeem).
Contact
Het uiteindelijke doel is om met de personen die op deze lijst staan, in contact te komen en hen te laten weten ze graag te willen ontmoeten tijdens het event. Behalve via e-mail en telefoon, is een uitnodiging via LinkedIn of Twitter ook een mogelijkheid, zolang het maar een persoonlijk bericht is.
Voorbereiding
Maak gebruik van de resterende tijd tot het congres om op de hoogte te blijven van onderwerpen die de personen op de lijst mogelijk interesseren. Schrijf een blog, een update via LinkedIn. Hou degenen waarmee een afspraak staat gepland via een persoonlijke e-mail op de hoogte van relevante ontwikkelingen. De agenda van het congres met de onderwerpen van de sprekers geeft voldoende informatie over de mogelijke thema’s en gespreksonderwerpen tijdens het congres. Door op de hoogte te zijn van de relevante thema’s en dit te laten zien, wordt duidelijk waarom je geïnteresseerd bent om de betreffende personen te ontmoeten en op het congres aanwezig te zijn. Met de nadruk op ‘ontmoeten’ en niet op ‘verkopen’.
Tijdens het congres
Tijdens het congres zijn de ontmoetingen in persoon belangrijk. Maar de betreffende personen zijn in de meeste gevallen ook online via social media actief en te volgen. Zo blijf je op de hoogte van hetgeen hen bezig houdt. Ga na wat de hashtag is van het congres, om alle ontwikkelingen via social media te volgen en ook zelf belangrijke, opvallende gebeurtenissen en kennis te delen.
Nazorg
Een enkele ontmoeting is niet zinvol, wanneer daaraan geen gevolg wordt gegeven voor de langere termijn. Wacht niet te lang met het maken van een volgende afspraak of met een volgend contactmoment. Een contactmoment kan bijvoorbeeld ook bestaan uit een verslag van de belangrijkste bevindingen van het congres, met al dan niet een (juridische) duiding, dit verslag online te publiceren en direct via e-mail ook te delen met contactpersonen. Zo kan ook nog eventueel met personen contact worden gelegd, waarmee geen kans is gezien ze tijdens het congres te ontmoeten.
Ondersteuning gewenst bij de voorbereiding en nazorg? Neem gerust contact met mij om de mogelijkheden te bespreken. Een voorbeeld van een target lijst kan ik op verzoek toezenden.